TRAINING ONLINE ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION
DESKRIPSI TRAINING WEBINAR IMPLEMENTASI ELECTRONIC FILLIG DENGAN METODE RMS DAN EFS BERBASIS PERATURAN DOKUMEN :
Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.
Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.
Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.
Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).
Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.
Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.
Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.
Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
TUJUAN TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT UNTUK PRAKERJA :
1. Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
5. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
7. Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
8. Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
9. Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
11. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.
12. Dengan mengikuti pelatihan Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation.
MATERI pelatihan Implementasi electronic fillig dengan metode rms dan efs berbasis peraturan dokumen online Zoom :
1. Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
2. Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
+ Kearsipan,
+ Arsip dinamis,
+ Arsip aktif,
+ Arsip inaktif,
+ Arsip vital,
+ Arsip statis,
+ Unit pengolah,
+ Unit kearsipan,
+ Jadwal Retensi Arsip,
+ Penyusutan arsip,
+ Pemusnahan arsip
+ Penyerahan arsip statis,
+ Pemeliharaan arsip,
+ Penggunaan arsip,
+ Pemberkasan,
+ Retensi arsip
3. Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model records continuous model pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Electronic Imaging System.
7. Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
8. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
9. Menambahkan text pada digital document.
10. Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
12. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
13. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
14. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
15. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
16. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
17. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
18. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
19. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
20. Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
21. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
22. Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation.
METODE pelatihan Document Management online Zoom :
Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.
Metode Training Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.
INSTRUKTUR pelatihan Pengenalan Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation online Zoom :
Instruktur yang mengajar pelatihan Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
PESERTA :
Peserta yang dapat mengikuti training Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation.
Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
Jadwal Pelatihan tahun 2023
Batch 1 : 17 – 18 Januari 2023 | 26 – 27 Januari 2023
Batch 2 : 9 – 10 Februari 2023 | 21 – 22 Februari 2023
Batch 3 : 8 – 9 Maret 2023 | 16 – 17 Maret 2023
Batch 4 : 12 – 13 April 2023 | 20 – 21 April 2023
Batch 5 : 10 – 11 Mei 2023 | 25 – 26 Mei 2023
Batch 6 : 7 – 8 Juni 2023 | 22 – 23 Juni 2023
Batch 7 : 11 – 12 Juli 2023 | 27 – 28 Juli 2023
Batch 8 : 10 – 11 Agustus 2023 | 23 – 24 Agustus 2023
Batch 9 : 6 – 7 September 2023 | 21 – 22 September 2023
Batch 10 : 11 – 12 Oktober 2023 | 26 – 27 Oktober 2023
Batch 11 : 9 – 10 November 2023 | 21 – 22 November 2023
Batch 12 : 6 – 7 Desember 2023 | 21 – 22 Desember 2023
Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta
Lokasi Pelatihan
Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan.
Jakarta, Hotel Amaris Kemang.
Bandung, Hotel Amaris Setiabudhi.
Bali, Hotel Quest Kuta.
Lombok, Hotel Jayakarta.
Catatan
Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali
Investasi training
Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas training:
Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpacker.
